Automatické zpracování přijatých faktur pomáhá firmám výrazně ušetřit. Přesvědčil se o tom internetový prodejce Mall.cz, který nedávno spočítal, že díky kombinaci EDI komunikace a nástroje na zpracování faktur jen za loňský rok ušetřil čtyři miliony korun. Po zavedení automatizace navíc přijímá většinu dodavatelských faktur v digitální podobě.

Mall.cz je společně s Alzou nebo Datartem jedním z prvních e-shopů v Česku, který zavedl EDI – standard pro elektronickou výměnu dokladů. S EDI řešením Orion, díky kterému mimo jiné automatizuje příjem, kontrolu a zaúčtování faktur, pracuje Mall.cz šest let. Aktuálně ho využívá 500 dodavatelů a prošlo jím 600 tisíc faktur.

„Na začátku letošního března jsme si opět udělali vyhodnocení projektu. Vyšlo nám, že jsme na zpracování přijatých faktur ušetřili celkem 13 milionů korun, jen v posledním roce to bylo přes čtyři miliony. Jde o čistou úsporu nákladů na práci účetních, po započtení všech nákladů na pořízení a chod EDI. Účetní díky tomu netráví čas rutinní prací a pracují na strategičtějších úkolech,“ říká finanční ředitel Mall.cz Jakub Chalupecký.

Faktury od dodavatelů, kteří EDI nevyužívají, Mall.cz řeší pomocí nástroje na automatické vytěžování dat z dokladů Invoice Flow. Ten z přijatých faktur automaticky vyčte základní údaje, aby je účetní nemuseli ručně přepisovat. „Díky tomu jsme mohli zavést digitalizaci interního procesu schvalování objednávek a faktur, čímž jsme snížili administrativní zátěž napříč společností. Nový digitalizovaný proces nám navíc pomohl zajistit snadné a bezpečné fungování v době covidu, kdy většina zaměstnanců pracuje na home office,“ pokračuje Jakub Chalupecký.

Dodavatelé Mall.cz mohou díky fakturám ve standardizované elektronické podobě využít i službu Mall Invoice Financing – tj. proplacení faktury ještě před datem splatnosti. Služba běží na platformě Platební instituce Roger a je užitečná pro obě strany.

Dodavatelé prostřednictvím Invoice Financing mohou flexibilně pracovat se svým cash flow. V případě potřeby si část faktury nechají proplatit už tři dny po vystavení, a to za podmínek nezřídka výhodnějších než v bance.

Mall.cz díky službě Mall Invoice Financing šetří čas finančního manažera a účetních při administraci dřívějších úhrad a zlepšuje své vztahy s dodavateli. Vzájemná spolupráce totiž na obou stranách minimalizuje administrativní náklady. „Když se na elektronizaci faktur podívám zpětně, šlo při našem vysokém množství dodavatelů a dokladů o projekt s rychlou návratností. Pomohla nám s tím firma Grit, která nás projektem od počátečního nastavení přes zapojování dodavatelů až po denní support uživatelů provedla a významně tím přispěla k úspěšné digitalizaci našich interních procesů,“ uzavírá Jakub Chalupecký.